Tips om effectief samen te werken op afstand

clock 10 minuten per dag
bulb Keuze uit 300+ trainingen
hat Waardevolle certificaten

Veel mensen werkten af en toe weleens thuis, maar nu werken we verplicht bijna allemaal vanuit huis. Dit vraagt om een omschakeling: zowel op het gebied van technologie als van mentaliteit. Hoe zorg je ervoor dat jij en je medewerkers toch effectief kunnen samenwerken? Wij delen 5 tips voor werken op afstand.

  • Maak duidelijke afspraken

Op kantoor gaat iedereen vaak een beetje z’n eigen gang: iedereen houdt zich bezig met zijn of haar eigen werk en als je wilt schakelen loop je naar iemand toe. Nu heb je minder overzicht van wie waar mee bezig is. Maak daarom duidelijkere afspraken wat er wordt gedaan, door wie het wordt gedaan en wanneer het wordt gedaan. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

  • Zorg ervoor dat je één centraal communicatiekanaal hebt

Tegenwoordig zijn er ontzettend veel manieren om met elkaar te communiceren op afstand. Dat is prachtig, maar voor de overzichtelijkheid is het beter dat je één voorkeursmanier hanteert waar je hele organisatie (of in ieder geval je hele team) op te bereiken is. Sommige organisaties gebruikten hier al een specifiek communicatiekanaal voor, zoals Microsoft Teams of Slack. Dit soort kanalen voorkomen een volle mailbox met alleen maar korte mailtjes, en zorgen ervoor dat je makkelijker snel kunt overleggen, bijvoorbeeld met groepschats en (video)bellen.

Tip: Microsoft Teams gaan gebruiken? Dan kunnen je medewerkers nu gratis onze Microsoft Teams-training volgen! Lees hier meer over onze Microsoft Teams-training.

  • Houd routine aan

Mensen zijn gebaat bij rituelen en structuur. Houd daarom vaste vergadermomenten aan (tenzij je merkt dat die vergaderingen eigenlijk niet nodig zijn – dan is het een mooi moment om die te schrappen) en laat alles zoveel mogelijk op vaste momenten doorlopen. Dat geeft houvast aan de dagen. Moedig ook aan om voor zover mogelijk de ‘normale’ werktijden aan te houden.

  • Vraag regelmatig wat je medewerkers nodig hebben

De situatie waar we nu in zitten is verre van normaal en dit heeft invloed op het werk van je medewerkers. Misschien werken bepaalde programma’s niet omdat de server overbezet is, voelt een medewerker zich wat verloren vanwege het gebrek aan contact met collega’s, of komt hij of zij nergens aan toe doordat de kinderen het huis afbreken. Laat teamleiders regelmatig en expliciet vragen wat de medewerkers nodig hebben, het liefst een-op-een zodat de drempel om te vertellen lager wordt. Wees ook flexibel in het bedenken van oplossingen. Hoewel routine belangrijk is, werken vaste kantoortijden misschien niet voor mensen die in hu eentje verantwoordelijk zijn voor kinderen.

  • Denk ook aan een beetje koffieautomaatpraat

Als iedereen lang thuis zit, is de kans dat de ‘feeling’ met elkaar en met de organisatie minder wordt. Zorg er daarom voor dat je met elkaar in contact blijft, en dan niet alleen om te bespreken welke projecten prioriteit hebben. Vraag naar elkaars (toch wel vreemde) weekend, vertel over een tv -programma dat je hebt gezien en organiseer de vrijdagmiddagborrel via Microsoft Teams of Slack. Zo blijft de samenwerking menselijk – ook vanachter een scherm.

clock 10 minuten per dag
bulb Keuze uit 300+ trainingen
hat Waardevolle certificaten